[СПРУТ] [СПРУТ-7] [СПРУТ-7Е] [СПРУТ-7PRO] [СПРУТ UM] [СПРУТ-ИНФОРМ]

Новые сферы применения комплекcа "Спрут-7"

Еще совсем недавно традиционной сферой применения систем записи были службы безопасности, отделы вневедомственной охраны, заинтересованные в сборе и анализе информации с целью выявления утечек конфиденциальных данных, выявления нелояльных сотрудников, защите собственного бизнеса.

Однако в последнее время наблюдается тенденция использования комплексов записи и в других сферах деятельности, обусловленная не столько вопросами безопасности, сколько потребностью в качественно иной организации процесса работы предприятий. Данные тенденции обусловили ряд новых требований к системам записи, которые были реализованы в комплексе "Спрут-7", что позволило значительно расширить сферу его применения.

Ниже рассмотрены некоторые варианты использования комплекса записи "Спрут-7", успешно реализованные нашими клиентами.

Заседания, совещания, конференции

Многие совещания, конференции и другие мероприятия должны стенографироваться и храниться на бумаге. Использование комплекса "Спрут-7" позволяет легко решить проблему стенографирования. В этом случае стенографистке не обязательно присутствовать на заседании — достаточно прослушать запись, сделанную комплексом "Спрут-7" и в спокойной обстановке сделать его распечатку. Особенно это актуально в том случае, если имеет место большое количество заседаний или заседания носят длительный характер (например, заседания Государственной Думы, правительства областей, городов, переговоры в коммерческих организациях).

Офис компании

В офисе "Спрут-7" может работать как многоканальный автоответчик с возможностью приема факсов. Настраиваемый на работу по расписанию, автоответчик может снимать трубку, выдавать настраиваемое пользователем приветствие и записывать не только голосовые сообщения, но и принимать факсы, сохраняя их в одной базе данных. Сохраненные факсы и сообщения могут быть экспортированы из базы данных в обычные голосовые файлы и растровые рисунки в bmp-формате. Если же, пользователь снял трубку раньше автоответчика, то в соответствии с настройками автоответчик может записывать, либо не записывать разговор.

В этом случае нет необходимости расходовать бумагу в факсе — вся информация будет сохранена в виде графических рисунков, которые можно в любой момент просмотреть, распечатать или удалить. Особенно это актуально для тех организаций, где имеет место большой объем принимаемых факсов. Кроме того, автоответчик может использоваться как автоинформатор на многоканальных телефонных линиях.

Диспетчерские, транспортные службы, сервисные службы,
организации, занимающиеся приемом заказов, заявок или объявлений по телефону

"Спрут-7" может работать в качестве автоответчика в таких организациях, где существует большой объем звонков, но при этом данные звонки не требую вмешательства человека-оператора. В этом случае достаточно, чтобы оператор периодически просматривал базу данных на предмет поступления новых звонков.

Например, организация занимается приемом заявок по телефону. Автоответчик извещает абонента, какую информацию тот должен сообщить, чтобы его заявление было принято. Абоненты оставляют сообщения, которые оперативно просматривает один или несколько операторов. В данном случае экономится время сотрудников, автоматизируется и ускоряется рабочий процесс.

Диктофонный центр в медицинских учреждениях

В медицинских учреждениях, которые имеют несколько отделений, большой объем времени занимает подготовка выписок для пациентов. Для того чтобы подготовить выписку, используются диктофонные центры — это подразделения, включающие в себя несколько диктофонных панелей, с подключенными к ним телефонными линиями, и состоящие из штата стенографисток, расшифровывающих записанные на диктофонные кассеты сообщения. В связи с тем, что стенографистки могут приступить к обработке записанных сообщений только после окончания диктофонной ленты, то процесс подготовки выписок теряет свою оперативность. Кроме того, при использовании дорогостоящих диктофонных панелей возникают проблемы стыковки телефонных линий с панелями, обслуживания данных панелей и многие другие.

В небольших больницах для записи используются обычные магнитофоны, при этом врачу необходимо самостоятельно прийти в диктофонный центр и записать с помощью микрофона выписку для пациента. В данном случае теряется много времени только на то, чтобы сходить в диктофонный центр и обратно.

Использование комплекса Спрут в диктофонном центре позволяет:

исключить проблему стыковки аналоговых телефонных линий с диктофонной панелью (а также проблему поиска специалистов, способных выполнить такую работу и сэкономить на оплате работы данных специалистов);
обрабатывать накопившиеся сообщения в режиме реального времени, не тратя время на замену записанных носителей в диктофонной панели и на установку данных носителей на рабочем месте стенографистки для обработки записанных данных;
исключить проблему изнашивания механических деталей, характерных для диктофонных панелей и проблему физического износа записей на магнитной ленте, из-за постоянной перемотки пленки в процессе прослушивания и стенографирования;
уменьшить затраты на закупку оборудования для диктофонного центра — стоимость одного канала при использовании комплекса Спрут существенно меньше, чем стоимость одного канала, реализованного на базе специализированного диктофона;
исключить крупные затраты на увеличение количества каналов — надо просто установить в компьютер дополнительную плату записи, при этом не надо повторно решать проблемы, связанные с подключением телефонных линий к диктофонной панели и тратить на это дополнительные деньги;
исключить необходимость выделения пространства для хранения записанных диктофонных кассет — стандартный жесткий диск на 40 Гб способен обеспечить хранение данных за несколько месяцев (6 Мб непрерывной записи в течение часа на один канал);
исключить затраты на закупку кассет и обслуживание диктофонных панелей;
значительно ускорить процесс оформления выписок.

Службы безопасности, руководители

Если "Спрут-7" используется клиентом для записи собственных разговоров, то пользователь имеет возможность записывать только те сеансы, которые ему действительно важны или исключить запись ненужных сеансов. Сделать это можно, используя DTMF-набор с клавиатуры телефона. Причем дело не ограничивается только возможностью "записать" или "не записать" конкретный телефонный разговор. Набрав определенную комбинацию на телефоне можно сохранить сеанс в базе данных с заранее заданным комментарием, соответствующим набранной комбинации, пометить его как важный или просто сохранить информацию о звонке, не сохраняя ненужные голосовые данные.

Или, например, в организации используется система записи. Поступил звонок с угрозой, который нужно сохранить в базе данных таким образом, чтобы сотрудник службы безопасности мог легко и быстро его найти. Что делать в том случае, если звонок принимает девушка-оператор? Необходимо проинструктировать ее, что если разговор по телефону представляет интерес для службы безопасности, то она должна не кладя трубку (можно даже в то время, когда абонент на другом конце положил трубку) набрать со своего телефона определенную комбинацию цифр в тональном режиме. В этом случае сеанс попадет в базу данных с необходимой пометкой о том, что данный разговор содержит важную информацию.

Фактически, используя возможность управления записью сеансов при помощи DTMF-набора пользователь может в режиме реального времени определять, должен быть записан данный разговор или нет, каким образом он должен быть сохранен в базе данных и другие условия.